A differenza di una segreteria telefonica o di una semplice segreteria, un receptionist IA tiene una conversazione vera: saluta chi chiama con la voce di marca dell'azienda, fa domande di qualifica, prenota l'appuntamento in agenda o nel CRM e fa escalation delle emergenze a una persona in tempo reale.
Si differenzia da un servizio di segreteria tradizionale (che di solito prende solo un messaggio che devi comunque richiamare) e da un albero telefonico IVR (che obbliga chi chiama a passare per le opzioni di menu). Il receptionist IA completa il compito durante la chiamata.
In pratica, la maggior parte di chi chiama non lascia un messaggio in segreteria; una ricerca indipendente nel Regno Unito ha rilevato che il 69% delle persone che raggiungono la segreteria riaggancia senza lasciare un messaggio (Moneypenny Small Business Call Report, 2022). Un receptionist IA cattura quelle chiamate invece di perderle.
La versione di Callsy è callback-first: quando una chiamata viene persa, l'IA richiama il cliente entro pochi secondi, prenota il lavoro in strumenti come Joblogic, Commusoft o Tradify e dichiara di essere un'IA all'inizio della chiamata (obbligatorio ai sensi dell'Articolo 50 del Regolamento IA dell'UE e del PECR del Regno Unito).